- Voor het onderhouden van regelmatig wisselende informatie op de internet- en/of intranetsite, waarvan het wenselijk is deze als organisatie zelf te kunnen onderhouden
- Voor het decentraal organiseren van de onderhoud van de informatie op de site
- Je wilt je huisstijl consistent laten uitvoeren zonder de kans te lopen op discontinuïteit als een der medewerkers (onverwachts) vertrekt
- Omdat je het onderhoud van de informatie van de site wilt overlaten aan mensen zonder technische kennis. Je wilt niet afhankelijk zijn van één of twee mensen binnen je organisatie die kunnen HTML’en
- Omdat je wilt kunnen bepalen voor wie de informatie toegankelijk moet zijn en wanneer de informatie op uw site getoond en verwijderd moet worden
- Omdat je ‘oude informatie’ wilt archiveren om op elk gewenst moment nog te kunnen terugzoeken
- Omdat je de mogelijkheid wilt hebben een nieuwe vormgeving door te voeren, zonder dat je daarvoor de hele site moet aanpassen.
- Omdat je de eventuele koppelingen met andere software, zoals bijv. Sodales, consistent, stabiel en permanent wilt maken en houden zonder afhankelijk te zijn van (tijdelijke) medewerkers
Wat doet u met een CMS?
Op de website van Web Power werd het als volgt omschreven:
Teksten en foto’s rechtstreeks plaatsen op uw website of uw Intra- of Extranet. Snel iets veranderen. Niks codes. Niks handleidingen. Niks software. Niks ingewikkelds. Gewoon met uw vertrouwde browser (bv Firefox of Internet Explorer) waarmee u ook ‘internet’.
Phoundry biedt u volledige controle over de inhoud van uw site.
Morgen, middernacht of over een uur een andere tekst, met een andere foto. Zeg maar wanneer, hoe laat. Phoundry regelt de rest. Automatisch. Nieuws, mededelingen, vacatures, nieuwe producten en aanbiedingen bijwerken of in een andere volgorde. Vooruit werken.
Moeiteloos. Een tikfoutje over het hoofd gezien? Zó hersteld. Een snelle aanbieding per email naar uw vaste klanten? Een faxje met diezelfde aanbieding naar een andere groep klanten? En een direct email voor uw prospects? Geen enkel probleem.”
Bovenstaande voorbeelden bedoeld voor de zakelijke markt laten zich ook vertalen naar een dienstverlenende organisatie. Verschillende CMS-systemen bieden varianten waarin het beheer van verschillende sites (domeinen) mogelijk is. Dus in één CMS kunnen verschillende websites voor verschillende organisaties worden onderhouden. De kosten en kennis worden op deze wijze gedeeld.
Redacteuren kunnen binnen één systeem schrijven voor verschillende ‘clubs’. Maar ook kan dezelfde informatie eenvoudig op verschillende websites worden geplaatst. Denk bijvoorbeeld aan informatie over vergoeding van medicijnen.
Checklist
Op het internet stond nog een ‘checklist’ om te bepalen of uw organisatie een CMS nodig heeft:
Als u wilt weten of u echt een Content Management Systeem nodig hebt, stel u dan de volgende vragen:
- Duurt het enkele uren voor u een publicatie op de website kan plaatsen?
- Stoppen alle internet activiteiten wanneer iemand in de organisatie op vakantie gaat of ziek is?
- Krijgt een bepaalde afdeling in de organisatie altijd voorrang bij wijzigingen aan een website, waardoor dit vertraging voor andere afdelingen oplevert?
- Zijn afdelingen binnen de organisatie ontevreden met de website omdat deze niet voldoet aan de eisen?
- Duurt het weken of maanden om simpele globale wijzigingen uit te voeren aan de website, zoals navigatie structuren of layout?
- Is de website groter dan een paar honderd pagina’s?
- Moet de web site en aantal keer per week bijgewerkt worden?
- Is de informatie architectuur van de website verouderd, met gebroken links of afbeeldingen?
- Bevinden auteurs zich op meerdere locaties?
- Hebben auteurs verschillende rechten nodig om delen van de website te beheren?
Als een van deze vraag met ‘ja’ beantwoord kan worden, is een content strategie ondersteund door een Content Management Systeem essentieel. Indien een website gelanceerd gaat worden of een bestaande website herontwerp ondergaat zal gebruik van een Content Management Systeem ondersteunend werken voor snellere en efficiënte realisatie. Wij adviseren u daarbij graag gezien onze eigen ervaringen met onder andere het CMS van Web Power